أودو CRM في سوريا: مسار مبيعات بالدولار ومتابعة برسائل SMS ودفع بالتحويل

في سوريا لا يبدأ تصميم CRM بالمراحل بل بالعملة. فالإيراد المتوقع في كل فرصة يُسجَّل بعملة الشركة، ولذلك يُقرأ مسار المبيعات والتوقعات وأرقام الصفقات الرابحة كلها بالعملة التي تُمسك بها دفاترك. والشركات التي تسعّر وتعدّ تقاريرها بالدولار كثيراً ما تمسك دفاترها به، أما النشاط المحلي بالكامل فقد يبقى على الليرة. فاحسم القرار قبل التشغيل، لأن أودو لا يسمح بتغيير عملة الشركة بعد تسجيل أي قيود في دفاتر اليومية.

ثم جهّز قائمة أسعار لكل عملة:

• فعّل «قوائم الأسعار» (Pricelists) من إعدادات تطبيق المبيعات، وأنشئ قائمة بالدولار، وأخرى بالليرة السورية للمشترين الذين يحتاجونها.
• حدّد قائمة الأسعار لكل عميل في بطاقة جهة الاتصال الخاصة به، فيبدأ عرض السعر بالعملة الصحيحة دون أن يختارها المندوب.
• أبقِ قيم الفرص بعملة الشركة حتى لو كان العرض سيصدر بالليرة، ليبقى مسار المبيعات قابلاً للمقارنة.
• فاتورة الدفعة المقدّمة تأخذ عملة عرض السعر، أي أن قائمة الأسعار تحدد أيضاً عملة فوترة الدفعات المقدّمة.

أما جواز التسعير والتحصيل بالدولار داخل سوريا فيتبع تعليمات مصرف سوريا المركزي السارية على نشاطك، فتحقّق منه مع محاسبك قبل اعتماد قائمة الأسعار الافتراضية.

وقرار مرحلة العملاء المحتملين (Leads) أسهل: فهي خطوة تأهيل اختيارية ومعطّلة افتراضياً. والشركة التي تملك صالتَي عرض وتصلها استفسارات بعدد معقول يمكنها إبقاؤها معطّلة، فيدخل كل استفسار إلى مسار المبيعات فرصةً مباشرة. ولا تفعّلها من إعدادات CRM إلا إذا احتاج موظف إلى فرز عدد كبير من الطلبات غير الواضحة أولاً.

تبيع شركات سورية كثيرة عبر صفحة فيسبوك والهاتف وصالة العرض أكثر مما تبيع عبر نموذج على موقعها. ويستطيع أودو استقبال هذه القنوات الثلاث، لكن واحدة منها فقط تصل إليه تلقائياً.

رسائل فيسبوك وإنستغرام: يستطيع أودو 20 بنسخته المؤسسية ربط رسائل Messenger وInstagram المباشرة بفريق الدردشة المباشرة، فيرد الموظفون عليها من داخل أودو. وفي محادثة الدردشة المباشرة يكتب الموظف الأمر /lead فينشئ عميلاً محتملاً أو فرصة، ويُنسخ نص المحادثة إلى الملاحظات الداخلية. وقد تقيّد قواعد منصة Meta الصفحات أو المستخدمين في سوريا كما تفعل مع واتساب، فجرّب الربط على صفحتك قبل أن تعتمد عليه.

المكالمات والزيارات المباشرة: لا طريق آلياً لها، فاجعل تسجيلها عادة ثابتة. فبطاقة الإنشاء السريع في مسار المبيعات تأخذ الاسم ورقم الهاتف والإيراد المتوقع في ثوانٍ، ثم تفتح البطاقة وتضبط حقل «المصدر» في تبويب «معلومات إضافية». وأنشئ مصادر تطابق الطريقة التي يصلك بها عملاؤك فعلاً، مثل: مكالمة هاتفية، وزيارة الصالة، وصفحة فيسبوك.

البريد الإلكتروني: خصّص لفريق كل صالة عنوان بريد خاصاً به، واحداً لدمشق وآخر لحلب مثلاً، فتتحول كل رسالة إلى فرصة في الفريق الصحيح.

واملأ حقل المصدر في كل سجل، إذ يمكنك تجميع تقارير مسار المبيعات حسبه لترى أي قناة تأتي بصفقات تُغلق فعلاً، ويستفيد منه التقييم التنبؤي للعملاء المحتملين متغيّراً من متغيراته. ومن دونه لا يعرف المالك هل تغطي صفحة فيسبوك أو الصالة كلفتها.

من دون بوابة دفع محلية، يصبح السؤال المفيد عن أي صفقة: إلى أين وصل المال؟ فسمِّ المراحل على هذا الأساس واجعلها قليلة: جديد، أُرسل العرض، تم التوقيع، تم الدفع. واجعل «تم الدفع» المرحلة الوحيدة التي فُعّل فيها خيار «مرحلة ربح الصفقة» (Is Won Stage)، فينقل زر «تم الفوز بها» (Won) البطاقة إليها.

ويُنشأ العرض من زر «عرض سعر جديد» (New Quotation) في الفرصة، بعد تثبيت تطبيق المبيعات وربط عميل بالفرصة. وما يحدث بعد ذلك يتوقف على خيارين في العرض:

• التوقيع الإلكتروني وحده: يوقّع العميل من البوابة بتوقيع يولّده النظام من اسمه أو يرسمه بيده أو يحمّله من ملف، فيتأكد الطلب.
• التوقيع مع الدفع الإلكتروني: بعد التوقيع تظهر للعميل طرق الدفع، ولا يتأكد الطلب إلا بعد إتمام الدفع.

ولا يدرج أيٌّ من مزوّدي الدفع الإلكتروني في وثائق أودو سوريا، فاعتمد الطريقتين اللتين لا تحتاجان إلى بوابة. فطريقة «تحويل بنكي» (Wire Transfer) تعرض بيانات حسابك ومرجع الدفع، ويبقى الطلب بحالة «تم إرسال عرض السعر» حتى يصل التحويل وتُطابَق الحركة البنكية مع عملية الدفع. أما طريقة «الدفع عند الفوترة» (Pay on Invoice) التي أضافها أودو 20، فتتيح للعميل تأكيد الطلب إلكترونياً والدفع لاحقاً مقابل الفاتورة، وهي تناسب من يسدّد نقداً.

وثمة أمران لا يحدثان تلقائياً. فلا التوقيع ولا الدفع ينقل الفرصة في CRM، لذا يسحب المندوب البطاقة إلى «تم التوقيع»، ثم يضغط «تم الفوز بها» حين يصل المال. والطلب الموقَّع ليس فاتورة بعد، بل يُنشئها زر «إنشاء فاتورة» في الطلب، بعملة عرض السعر.

تقوم المتابعة في أودو على الأنشطة، ولكلٍّ منها تاريخ استحقاق: الأحمر للمتأخر، والبرتقالي لما يستحق اليوم، والأخضر للقادم. أما الرسائل الموجّهة إلى العملاء فخطّط لها وفق ما يعمل فعلاً من سوريا:

• الرسائل النصية SMS: تدرج خدمة الرسائل في أودو سوريا (+963) وتدعم فيها اسم مرسل مخصصاً، برصيد مدفوع مسبقاً لا تنتهي صلاحيته. ولا يستطيع العميل الرد، فأضف رقماً للاتصال. والنص العربي يُحتسب Unicode: تتسع الرسالة الواحدة لـ70 حرفاً، وما زاد على ذلك يُقسَّم إلى أجزاء من 67 حرفاً يُحتسب كلٌّ منها رسالة مستقلة.
• المكالمات: لتطبيق الهاتف (Phone) في أودو ثلاثة مزوّدين معتمدين (Axivox وDIDWW وOnSIP)، فاسألهم هل يخدمون الأرقام السورية قبل أن تعتمد عليهم. وقد يعمل مزوّد آخر إن وفّر خادم SIP عبر WebSocket ودعم WebRTC، لكن أودو لا يعتمده؛ وإلا فسجّل المكالمات أنشطةً من نوع «مكالمة».
• واتساب: يحتاج تطبيق واتساب في أودو، المتاح في النسخة المؤسسية فقط، إلى منصة WhatsApp Business Platform من Meta، وقيود Meta الجغرافية تُدرج سوريا حالياً للشركات وللمستلمين معاً، فلا يمكن استخدامه لمراسلة العملاء داخل سوريا في الوقت الراهن.

والخطوة التي يسهل أن تضيع هي متابعة الدفع. فأنشئ لها خطة من «خطط النشاط» (Activity Plans) في إدارة علاقات العملاء > التهيئة، وأطلقها حين يوقّع العميل:

• يوم التوقيع: مهمة لإرسال رسالة SMS ببيانات حسابك المصرفي ومرجع الطلب، من زر SMS بجانب رقم الهاتف.
• بعد ثلاثة أيام: نشاط «مكالمة» إن لم يصل التحويل.
• بعد خمسة أيام: مهمة لمراجعة البنك مع المحاسب، ثم تسجيل الدفعة على الفاتورة.

والخطة تجدول التذكيرات فقط، أما تنفيذها فعلى المندوب، فليبدأ كل صباح بالأنشطة الحمراء المتأخرة.

لا يوجد في أودو توطين مالي لسوريا، ويظهر أثر ذلك في CRM عند الفاتورة: فالضرائب ودليل الحسابات وتنسيق الفاتورة تُضبط يدوياً أو مع شريك. كما ألزمت الجهات الضريبية السورية بعض القطاعات بالربط الإلكتروني لفواتيرها مع الإدارة الضريبية، ولا يتضمن أودو أداة ربط لذلك، فتحقّق أولاً من التزامات قطاعك.

وللمالك الذي يتابع المبيعات من الخارج، يكفي حساب مستخدم وتقرير «المتوقع» (Forecast) من إدارة علاقات العملاء > التقارير، ليرى بالدولار ما يُنتظر إغلاقه في كل شهر؛ أزِل منه عامل التصفية الافتراضي «فرصي» (My Opportunities) ثم احفظه في المفضلة. ويمكن أيضاً لخيار «رسائل البريد الإلكتروني الموجزة» (Digest Emails) في الإعدادات العامة أن يرسل إليه كل أسبوع رسالة بعدد العملاء المحتملين الجدد والفرص الرابحة والإيرادات بعملة الشركة.

أما التقييم التنبؤي للعملاء المحتملين فيقوم على نموذج بايز الساذج (naive Bayes) الذي يتدرّب على الفرص الرابحة والخاسرة في قاعدة بياناتك، ويعتمد دائماً على المرحلة والفريق. وإن استوردت فرصاً قديمة من ملفات Excel، فاضبط خيار «اعتبار العملاء المهتمين الذين تم إنشاؤهم في» على تاريخ لاحق للاستيراد، ليتعلم النموذج من الصفقات المسجلة في أودو فقط، وتعامل مع الاحتمالات الأولى بوصفها تقديرية. ويستطيع المندوب تعديل الاحتمالية يدوياً، وتبقى القيمة التي حسبها النظام ظاهرة ويمكن الرجوع إليها بنقرة واحدة.

وثلاث عادات تُبقي الأرقام موثوقة: سجّل كل مكالمة وزيارة، وسجّل التحويلات يوم وصولها، وأبقِ مسار المبيعات بعملة واحدة.

مِتش شريك أودو معتمد له فريق في دمشق، ويستطيع أن يضبط معك العملات وسياسة سعر الصرف ومراحل الدفع وتذكيرات الرسائل النصية. احجز استشارة مجانية لنبني مسار مبيعاتك حول الطريقة التي يشتري بها عملاؤك ويدفعون فعلاً.