ترحيل البيانات إلى أودو في سوريا: الليرة القديمة والدولار ودفاتر الديون

منذ 1 كانون الثاني 2026 تساوي كل 100 ليرة سورية قديمة ليرة جديدة واحدة، وبقي رمز العملة SYP كما هو. لذلك يعامل أودو الليرتين عملةً واحدة، وأي رقم بالليرة القديمة يُستورد دون تحويل يظهر أكبر بمئة مرة.

والفخ المعتاد عمود مبالغ يخلط الليرة القديمة والجديدة والدولار دون أي إشارة إلى العملة. فأضف إلى كل جدول عمودين هما العملة (USD أو SYP) والمقياس (قديم أو جديد)، ثم حوّل المبالغ قبل الاستيراد: رصيد مورّد قدره 45,000,000 ليرة قديمة يدخل بقيمة 450,000 ليرة جديدة. وإن كانت عملة شركتك الدولار، فأدخل سعر الصرف التاريخي لكل تاريخ فيه مبالغ بالليرة على المقياس الجديد أيضاً، حتى للتواريخ السابقة لعام 2026، وإلا ظهرت قيمتها بالدولار أصغر بمئة مرة.

ثم حدّد تاريخ الانتقال، أي اليوم الذي تتوقف فيه دفاترك القديمة وتبدأ دفاتر أودو، واربطه بسنتك المالية التي تغطيها قوائمك المالية السنوية وبيان ضريبة الدخل. وإن كنت تقرّر الآن، في تشرين الأول 2026:

• استهدف 1 كانون الثاني 2027 إن كانت سنتك المالية تتبع السنة الميلادية، وهو الإعداد الافتراضي في أودو.
• وإلا فابدأ في اليوم الأول من شهر، كي تُحتسب الالتزامات الشهرية وتُقدَّم من نظام واحد، كضريبة الرواتب والأجور المقتطعة، أو رسم الإنفاق الاستهلاكي حيث ينطبق. ويستطيع محاسبك أن يحدّد ما ينطبق منها عليك.
• اجرد المخزون، واجرد نقد الصناديق كل عملة على حدة، بعد إغلاق آخر يوم عمل. وقد فقدت الأوراق النقدية القديمة قوتها الإبرائية في 31 تموز 2026، فما بقي منها في الصندوق ليس نقداً: سجّله منفصلاً، فاستبداله اليوم لا يتم إلا عبر مصرف سوريا المركزي.

تصل شركات سورية كثيرة إلى أودو وسجلاتها موزّعة بين دفتر ديون الزبائن وبضعة جداول إكسل، وأحياناً برنامج محاسبي قديم. وكثيراً ما يكون الدفتر أحدث سجل لمعرفة من المدين وبكم، فحوّله إلى جدول بنود مفتوحة: سطر لكل زبون في كل عملة، فيه تاريخ أقدم مبلغ غير مسدّد، والمبلغ المتبقي، والعملة، والمقياس.

فالزبون المدين بـ 1,200 دولار و85,000 ليرة جديدة يصبح بندين مفتوحين، واحداً بكل عملة، وكلاهما مقابل الحساب الوسيط للذمم المدينة. وكان ميزان المراجعة الافتتاحي قد سجّل في هذا الحساب مجموع ديون الزبائن محوّلاً إلى عملة الشركة، فإذا اكتمل إدخال البنود المفتوحة ينبغي أن يصبح رصيده صفراً.

ونظّف الأسماء أيضاً، فكثيراً ما يظهر الزبون نفسه بهمزة ومن دونها، أو بتاء مربوطة كُتبت هاءً، أو بالعربية في ملف وبحروف لاتينية في آخر. اعتمد كتابة واحدة لكل جهة، وادمج المكرّر في الجدول نفسه.

ويقتصر منهج أودو في القيود الافتتاحية على الأرصدة الافتتاحية، والفواتير المفتوحة للزبائن والمورّدين، والجرد الافتتاحي للمخزون. أما سنوات الحركات المرحّلة فتبقى خارج النظام، لأن إعادة إدخالها نادراً ما تستحق الجهد: الأرصدة الختامية تحمل كل ما يحتاجه أودو للمتابعة، والتفاصيل تبقى في الأرشيف، وكل سطر إضافي فرصة جديدة للخطأ. صدّر من البرنامج القديم موازين المراجعة السنوية ودفاتر الأستاذ وكشوف الحسابات إلى إكسل أو PDF، أو امسح الدفاتر الورقية ضوئياً. واكتب على كل ملف فترته ومقياسه، بالليرة القديمة أم الجديدة، واحفظ الأرشيف حيث يصل إليه المحاسب في دمشق والمالك المقيم في الخارج.

سوريا ليست ضمن قائمة التوطينات المالية في أودو، لذا تبدأ قاعدة بياناتك بدليل حسابات عام تكيّفه مع محاسبك، وتضبطان معاً أي ضرائب تحتاجها. واربط دليلك القديم به في جدول من عمودين قبل استيراد أي شيء، فيحمل ميزان المراجعة الافتتاحي أرصدتك الختامية القديمة حساباً حساباً.

وثلاثة أنماط شائعة في البرامج القديمة تحتاج إلى قرار:

• حسابات فرعية للزبائن والمورّدين: كثير من البرامج يفتح حساب أستاذ لكل زبون ولكل مورّد. أما في أودو فيشترك الزبائن في حساب ذمم مدينة واحد، والمورّدون في حساب ذمم دائنة واحد، وجهة الاتصال في كل سطر هي التي تبيّن من المدين ومن الدائن. فأدخل هؤلاء جهات اتصال، لا مئات الحسابات.
• حسابات لكل عملة: صندوق الدولار وصندوق الليرة يصبحان دفتري نقدية منفصلين، لكل منهما عملته، فيُجرد كل صندوق ويُطابق وحده.
• رموز الفروع: إن رمّز فرعا دمشق وحلب المنتج نفسه برمزين مختلفين، فاعتمد رمزاً واحداً. وإن رقّم كل فرع زبائنه بدءاً من 1، فأبقِ بادئة الفرع حتى لا يندمج زبونان مختلفان في سجل واحد، وادمج الزبون الذي يشتري من الفرعين في جهة واحدة.

وحين يكون لحسابك القديم مقابل في الدليل العام، غيّر اسم الحساب القياسي أو رمزه بدل حذفه، لأن بعض الحسابات القياسية افتراضية تعتمد عليها الفوترة. ويجب أن يكون كل رمز فريداً. وتأكّد من حزمة التوطين المالي المثبّتة قبل ترحيل أي قيد، إذ لا يمكن تبديلها بعد ترحيل أول قيد يومية.

تقرأ أداة الاستيراد في أودو ملفات إكسل وCSV، وتعمل من قائمة الإجراءات (رمز الترس) › «استيراد» في جهات الاتصال والمنتجات وقيود اليومية وغيرها. نزّل القالب، وطابق الأعمدة، واضغط «اختبار» ثم «استيراد». ولأن الاستيراد لا يمكن التراجع عنه، تزداد أهمية طريقة العمل حين قد تنقطع الكهرباء أو الإنترنت في منتصف الجلسة:

• جرّب التسلسل كاملاً على نسخة اختبارية من قاعدة البيانات مرة واحدة على الأقل قبل الموعد الفعلي.
• امنح كل سجل معرّفاً خارجياً (External ID) مبنياً على رموزك بعد تنظيفها، مثل customer_DAM_0042 وcustomer_ALP_0042. فإن توقفت الجلسة، فإعادة استيراد الملف نفسه تحدّث السجلات التي دخلت بدل تكرارها.
• قسّم الملفات الكبيرة إلى دفعات، واستورد جهات الاتصال والمنتجات قبل الفواتير التي تشير إليها، وسجّل في جدول متابعة كل دفعة دخلت.
• جهّز الملفات وراجعها دون اتصال، فلا يُستهلك وقت الاتصال إلا في الرفع والاختبار.
• اجعل تكاليف المنتجات بعملة الشركة، وحوّل أي تكلفة بالليرة القديمة، قبل استيراد المنتجات. ثم يدخل المخزون عبر قالب تسويات المخزون، مع إدخال «مخزون افتتاحي» سبباً للتسوية، ثم تاريخ الجرد.

وإن فشلت دفعة أو تجمّدت الشاشة، فلا تبدأ بالملف التالي. تحقّق أولاً مما أنشأته الدفعة الأخيرة فعلاً، ثم أعد استيرادها كاملة.

يطلب دليل أودو التحقق من الأرصدة قبل إنشاء القيود الافتتاحية. فأجرِ كل مطابقة لكل عملة على حدة:

• الذمم المدينة والدائنة بالدولار وبالليرة الجديدة تطابق كلٌّ منها دفتر الديون وكشوف المورّدين والبرنامج القديم.
• أرصدة حسابات المخزون في ميزان المراجعة تساوي مجموع التكلفة مضروبة في الكمية لكل منتج.
• جرد النقد يطابق الدفاتر لكل صندوق ولكل عملة.

وبعد ترحيل القيود والفواتير يجب أن يصبح رصيد الحسابات الوسيطة صفراً. وإن بقي فرق بسبب البنود المفتوحة بالعملة الأجنبية فمصدره أسعار الصرف: اتفق عليه مع محاسبك وأقفله في حساب فروقات الصرف، ثم غيّر نوع الحسابات الوسيطة إلى «خارج الميزانية». ولأن أودو 20 يشترط أن تنشأ القيود على الحسابات المصرفية من معاملات بنكية، اضبط الرصيد الافتتاحي لكل دفتر مصرفي على أول كشف، وجرّب ذلك على النسخة الاختبارية. ويستطيع المالك المقيم في الخارج أن يعتمد الأرقام من خلال مستخدم خاص به على النسخة الاختبارية.

وكقاعدة عملية، يكفي الفريقَ الصغير الذي سيُدخل كل قيد مرتين أن يعمل بالنظامين معاً حتى إقفال شهر واحد، ثم يوقف القديم في تاريخ معلن مسبقاً. أما المتجر المزدحم الذي يتعذّر فيه تسجيل كل بيع مرتين، فالأنسب له غالباً انتقال حاسم بعد تجربة كاملة، مع إبقاء البرنامج القديم للاطلاع فقط. ودرّب كل موظف على النسخة الاختبارية التي تضم زبائنك ومنتجاتك وأرصدتك الفعلية.

تنفّذ مِتش، شريك أودو المعتمد الذي يملك فريقاً في دمشق، مشاريع ترحيل البيانات هذه معك بالعربية. احجز استشارة مجانية لنخطّط معاً لتاريخ الانتقال، وجدول تحويل أرصدتك من الليرة القديمة إلى الجديدة، وجلسات مراجعة عن بُعد للمالكين المقيمين في الخارج.